Automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger

Automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger Anonym (ikke efterprøvet) tir, 01/12 2015 - 13:38

Sidst opdateret 19.12.2022

På denne side finder du generel information om automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger. Vejledning i at sætte VIP-basen op til automatisk fjernlån finder du her:
Vejledning i opsætning af automatisk fjernlån

Generel information om VIP-basen:
VIP-vejledning (pdf)

Indhold

 

Hvad er formålet med automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger?

De vigtigste formål er:

  • At frigøre ressourcer på bibliotekerne ved at automatisere manuelt arbejde med Bibliotek.dk-bestillinger.
  • At lånerne får det ønskede materiale hurtigere.
  • At bestillinger spredes mere ud til flere biblioteker.

Det opnår vi ved at en Bibliotek.dk-bestilling kan laves til et fjernlån automatisk. Det vil sige: automatisk sendes til det bibliotek der først kan opfylde lånet (hvor materialet udlånes og står på hylden eller der er kortest reserveringskø). Derved overtager maskinerne arbejdet med at finde det bibliotek der først kan opfylde lånet. Et arbejde som ellers er lavet manuelt i BOB-basen eller Netpunkt.


Hvordan foregår det i praksis?

Systemet bygger på gensidig accept fra både låntager (det bibliotek der sender Bibliotek.dk-bestillingen automatisk videre) og långiver (det bibliotek der modtager bestillingen som fjernlån automatisk).

Det indebærer at låntagende bibliotek via VIP-basen har kontrol over:

  • Hvilke bestillinger der automatisk sendes videre.
  • Hvilke biblioteker der modtager bestillingerne.

På samme måde har de långivende biblioteker kontrol over hvilke typer af bestillinger de vil modtage automatisk. De skal nemlig selv aktivt sige Ja til dette (også i VIP-basen). Så kun hvis begge parter siger ja til automatiske bestillinger bliver en bestilling sendt automatisk!

Bestillinger der - af den ene eller den anden grund - ikke kan automatiseres, sendes til brugerens bibliotek som en almindelig Bibliotek.dk-bestilling. Og herfra kan den så gå videre til de långivende biblioteker; men altså først efter en manuel proces.

Det betyder - for de långivende biblioteker der siger Nej til at modtage bestillinger automatisk - at de måske modtager bestillingen alligevel! Men så først efter at den har været en tur omkring personale på det låntagende bibliotek.

Alle valg og indstillinger vedrørende automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger opretter biblioteket i VIP-basen, i afsnittene Lånesamarbejde > Automatisk fjernlån (hhv. långiver og låntager).

Når en bestilling ikke sendes automatisk videre, forsynes den med en note i BOB-grænsefladen til låntager om årsagen til dette (fx at ingen biblioteker ville levere automatisk, at det var for nyt osv.).


Låntagende bibliotek: hvilke bestillinger kan vi automatisere?

Som Låntagende bibliotek bestemmer biblioteket i VIP-basen hvilke Bibliotek.dk-bestillinger der vil blive forsøgt bestilt automatisk. De mulige indstillinger omfatter:

  • materialetyper
  • hvor nyt er materialet
  • valg af långivende biblioteker
  • betingelse for automatisering: materialet umiddelbart tilgængeligt eller oprettes reservering?

Materialetyper

Følgende materialetyper kan slås til eller fra:

  1. Bøger på dansk
  2. Bøger på andre sprog
  3. Lydmaterialer på cd
  4. Lydmaterialer på bånd
  5. Indspillet musik
  6. Noder
  7. Video/dvd (brugsretskategori A,B,C+ og D)
  8. Cd-rom, herunder: Spil (PlayStation, Nintendo, X-Box, DVD-rom)

Det betyder at andre materialetyper (først og fremmest tidsskrifter og artikler, men også fx brætspil) ikke vil blive automatiseret.

Hvor nyt er materialet

Bibliotekerne kan sætte en nyhedsperiode (i antal dage) som betingelse for automatisk fjernlån. Det betyder at materialet ikke må være nyere end xx antal dage hvis det skal bestilles automatisk. Da bibliografiske poster ikke indeholder en udgivelsesdato (højest et udgivelsesår), bruger vi datoen for postens oprettelse i Bibliotek.dk til at regne ud om et materiale er for nyt til at bestilles automatisk (danMarc2 felt: 001 *d).

Valg af långivende biblioteker

En Bibliotek.dk-bestilling videresendes kun automatisk til biblioteker der har sagt Ja til at modtage automatisk genererede bestillinger. I VIP-basen kan låntagende bibliotek vælge mellem de mulige långiver-biblioteker, enten Alle biblioteker eller udpege fra en liste over de mulige biblioteker.

Oprettes reservering?

For hver materialetype kan I vælge mellem Reserveres og Reserveres ikke. Reserveres betyder at bestilling sendes til hurtigste leverandør, selvom materialet er udlånt alle steder (der er kun gule lamper). I så fald vælges det långivende biblioteket med den korteste ventetid.

Vælger i Reserveres ikke for en materialetype, betyder det at bestillingen kun automatiseres hvis der blandt et af de långivende biblioteker er et ledigt eksemplar på hylden (grøn lampe). Hvis materialet er udlånt alle steder, bliver bestillingen ikke sendt automatisk. I må så håndtere den manuelt og selv vælge en leverandør.

Husk at kopiere ændringer i indstillinger i VIP-basen til filialer. I princippet kan de enkelte folkebiblioteksfilialer dog have egne indstillinger for automatisk fjernlån.


Långivende bibliotek: hvilke bestillinger vil vi modtage automatisk?

Som Långivende bibliotek bestemmer biblioteket i VIP-basen hvilke automatisk genererede Bibliotek.dk-bestillinger de vil modtage fra de låntagende biblioteker. De mulige indstillinger omfatter:

  • materialetype
  • hvor nyt materialet er.

Materialekategorier og nyhedsindstillinger er de samme som for låntagende biblioteker.

Den mest restriktive vinder

Både som låntagende og långivende bibliotek kan I frit vælge mellem de mulige materialetyper og nyhedsperiode. Det er den mest restriktive der vinder, fx: hvis:

  • en låntager har sagt at materialet skal være mere end 30 dage gammelt
  • eneste långiver har sagt 180 dage
  • posten på materialet som låneren ønsker er 100 dage gammel

Så vil bestillingen ikke blive sendt automatisk til långiver.

Den sendes som almindelig Bibliotek.dk-bestilling til låntagende bibliotek. Som manuelt tager stilling til hvor den skal sendes til. Fx til det långivende bibliotek med 180-dages-reglen, som så må tage stilling til om de vil låne materialet ud.


Hvordan udvælges långivende bibliotek?

Långivende bibliotek (det bibliotek der modtager bestillingen) vælges ud fra:

  1. Hvem blandt de lokaliserede biblioteker har sagt Ja til at modtage denne bestilling automatisk - og er disse biblioteker med på låntagende biblioteks liste over långivere?
  2. Hvem kan levere hurtigst?

Punkt 1. bestemmes ud fra den bibliografiske post samt bibliotekernes valg i VIP-basen.

Punkt 2. afgøres ved et holdingsopslag direkte mod lokalsystemet på de mulige biblioteker.

Holdingsopslag

En forudsætning for at et bibliotek kan optræde som Långiver i automatisk fjernlån er at det lokale bibliotekssystem kan besvare en holdingsforespørgsel (via z3950 eller http-ISO20775). Det er den samme teknik som kendes fra Netpunkts funktion Vis lokal beholdning. For at være långiver skal I kort sagt have "farvede lamper" ud for jeres lokaliseringer i Netpunkt. Det er altså bibliotekets bibliotekssystem der afgør dette. Se mere om dette på DanBib-info-siden Vis lokal beholdning. Her finder du også et afsnit om teknikken bag et sådant opslag. 

Hvis flere biblioteker kan levere? Lånevejenes betydning.

Hvis svaret på holdingsopslaget er at flere biblioteker kan opfylde lånet med samme leveringsdato (enten straks eller senere), vil systemet sende bestillingen til det bibliotek der står øverst i låntagende biblioteks Lånevej. Dvs. står øverst i den tabel der sorterer låntagende biblioteks lokaliseringer i DanBib. Denne tabel kan hvert enkelt bibliotek selv redigere. Det sker i VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Låneveje. Se mere om redigering af låneveje under hjælpeteksten i VIP og her på Danbib.dk: Låneveje.

Hvad med brugerens interessedato?

Når brugeren udfylder sin bestilling i Bibliotek.dk, angiver hun en sidste interessedato for hvornår materialet ønskes. BOB-systemet sammenholder denne sidste interessedato med de leveringsdatoer som bibliotekerne oplyser i holdingsopslaget. Hvis intet bibliotek kan levere materialet inden udløbet af låneres interessedato, bliver bestillingen ikke automatiseret; men sendes til brugerens bibliotek til manuel opfølgning.


Hvad med filialbestillinger?.

I skal tage stilling til om de bestillinger, hvor en bruger har valgt en filial som afhentningssted, skal have hovedbiblioteket eller filialen som afsender af den automatiske bestilling. Det gør I i VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Bestillinger og lån > Afsender på bestillinger. Skriv biblioteksnummer for det betjeningssted der skal være afsender af bestillinger (hovedbibliotek eller filial).

Se mere om hvordan I gør dette:
Om filialbestillinger.


Automatisk fjernlån af eget materiale

I har mulighed for at lade bestilsystemet lave automatisk fjernlån ud af bestillinger på jeres egne udlånte materialer. Her skal I for hver materialetype kun vælge mellem:

  • Ja
  • Nej

Betydning af disse valg:

  • Hvis I ikke under nogen omstændigheder ønsker automatisk fjernlån af eget materiale, vælg Nej - dette er også den fast forvalgte indstillling (default).
  • Hvis I ønsker at deltage og udnytte muligheden for automatisk fjernlån af eget materiale, vælg: Ja.

Vælger I Ja, ligger alle øvrige indstillinger fast i systemet i form af to profiler:

  1. Folkebiblioteksprofil
  2. FFU-profil

ved at vælge en af disse to profiler sættes indstilling for:

  • Materialets alder: Folkebiblioteksprofil: materialet skal være over 365 dage gammelt, FFU-profil: ingen krav til materialets alder
  • Reservering oprettes ikke: Materialet skal være hjemme (på hylden) i långivende biblioteker, for at bestilling på eget materiale laves til fjernlån
  • Tilgængelighed lokalt: Bestilsystemet forsøger ikke automatisk fjernlån af eget materiale hvis materialet forventes afleveret i eget bibliotek inden for 14 dage (profil 1) / 10 dage (profil 2)

I BOB-grænsefladen kan bestillinger der er behandlet efter Automatisk fjernlån af egne materialer søges frem i dropdown-listen Automatisk fjernlån.

 


Kontakt

kundeservice.dbc.dk

 

 

Vejledning i opsætning af automatisk fjernlån

Vejledning i opsætning af automatisk fjernlån Anonym (ikke efterprøvet) tir, 01/12 2015 - 13:38

Sidst opdateret: 29.12.2022

Denne side beskriver hvordan I sætter VIP-basen op til automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger.

Generel information om automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger:
Automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger

Indhold:

Låntager og långiver

Hvert enkelt bibliotek kan være både långiver og låntager i forbindelse med automatisk fjernlån af Bibliotek.dk-bestillinger.

Låntager: Modtager Bibliotek.dk-bestilling fra slutbruger og sender fjernlånsbestilling automatisk til långiver.

Långiver: Modtager fjernlånsbestillinger automatisk.

Udfyld VIP som låntager

Begynd med at gå ind i VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Automatisk fjernlån - låntager

  1. Sæt hak ved de materialetyper som I ønsker at automatisere Bibliotek.dk-bestillinger på.
  2. Angiv hvor nyt materialet må være.
  3. Vælg for hver materialetype mellem Reserveres og Reserveres ikke
  4. Hvis I ønsker automatisk fjernlån af eget materiale for den pågældende materialetype, aktiverer I ligeledes det.
  5. Klik herefter på Gem ændringer.

Skal filialer vælge låntager-indstillinger?

  • Filialer i folkebiblioteker kan ikke vælge egne låntager-indstillinger.
  • Filialer i forskningsbiblioteker skal vælge og udfylde egne låntager-indstillinger.

Årsagen til denne forskel er at filialer i forskningsbiblioteker kan have egen bestand og lokaliseringer i Danbib og de kan være placeret i en helt anden geografisk region end hovedbiblioteket. Som følge af dette kan de derfor også have eget knudepunkt i kørselsordningen og sin egen sorteringsrækkefølge for lokaliseringer ("låneveje"), alt forskelligt fra hovedbiblioteket.

Alle skal tage stilling til filialbestillinger!

- uanset om I er et folkebiblioteks- eller forskningsbiblioteksvæsen med filialer. Hvis I har filialer der kan vælges som afhentningssted i Bibliotek.dk: I skal tage stilling til om filialbestillinger skal have hovedbiblioteket eller filialen som afsender af den automatiske bestilling. Det gør I i VIP-basen under Lånesamarbejde > Bestillinger og lån, under punktet 'Afsender af bestilling'. Her kan I indsætte hovedbibliotekets biblioteksnummer og kopiere dette til filialer, eller I kan skifte til de enkelte filialers VIP-baser og indsætte den enkelte filials biblioteksnummer. Hvis værdien ikke er sat bliver hovedbiblioteket afsender.

Se mere om hvordan I gør dette:
Om filialbestillinger.

Udfyld VIP som långiver

I kan kun slå jer til som långiver hvis jeres bibliotekssystem kan besvare et beholdningsopslag via ISO20775.

Gå i VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Automatisk fjernlån - långiver

  1. Sæt hak ved de materialetyper hvor I ønsker at stå som modtager af automatiske fjernlånsbestillinger.
  2. Angiv hvor nyt materialet må være.
  3. Vælg profil: Folkebiblioteksprofil eller FFU-profil (se nedenfor)
  4. Klik herefter på Gem ændringer.

Folkebiblioteksprofil

Materialets alder: materialet skal være over 365 dage gammelt. 
Reservering oprettes ikke: Materialet skal være hjemme (på hylden) i långivende biblioteker, for at bestilling på eget materiale laves til fjernlån.
Tilgængelighed lokalt: Bestilsystemet forsøger ikke automatisk fjernlån af eget materiale hvis materialet forventes afleveret i eget bibliotek inden for 10 dage.

FFU-profil

Materialets alder: Ingen krav til materialets alder
Reservering oprettes ikke: Materialet skal være hjemme (på hylden) i långivende biblioteker, for at bestilling på eget materiale laves til fjernlån.
Tilgængelighed lokalt: Bestilsystemet forsøger ikke automatisk fjernlån af eget materiale hvis materialet forventes afleveret i eget bibliotek inden for 14 dage.

Skal filialer vælge långiver-indstillinger?

Kun hvis filialen har selvstændige lokaliseringer med eget biblioteksnummer i Bibliotek.dk og Netpunkt, ellers ikke! Det vil sige at folkebiblioteker kun sætter långiver-indstillinger for hovedbiblioteket. Forskningsbiblioteker hvor filialer/betjeningssteder har egen lokalisering, skal sætte långiver-parametre for hvert biblioteksnummer der har egne lokaliseringer.

Afmærkning af bestillinger i BOB (statuskoder)

Når I har slået jer til som låntager for en materialetype, vil de enkelte bestillinger på denne materialetype i BOB-basen (eller bestillinger på mail) indeholde en note i Bemærkninger-feltet som fortæller om resultatet.

Bestillinger der ikke automatiseres

Systemet vil - hvis I har meldt jer som låntager - altid forsøge at automatisere bestillingen. Men alle jeres valg gør at det nogle gange ikke lykkes. Når det sker sætter vi én af følgende noter:

  • Materialet er for nyt til aut (5) (dvs. for ny for jer/låntager, sammenlign note 7)
  • Ingen långivere til materialet (6) (dvs. ingen blandt de potentielle långivere udlåner denne materialetype automatisk)
  • Ikke aut: For nyt for långivere (7) (sammenlign note 5, for nyt for låntager. Det er den mest restriktive der vinder!)
  • Posten kan ikke bestilles automatisk (9) (dvs. af tekniske årsager, materialet er fordelt på flere udlånsenheder og kan ikke håndteres automatisk)
  • Materialet udlånes ikke (10) (dvs. der er røde lamper overalt; kun til brug på læsesal m.v.)
  • Kan ikke aut. efter opslag (11) (fx fordi ingen långiver-biblioteker oplyser forventet leveringsdato for dette materiale, typisk undervejsmateriale, eller der er flere årsager)
  • Kan ikke lev. inden interessedato (12)
  • Bestilling ikke aut., årsag: fejl (13) (fx fordi beholdningsopslag i lokalsystemer ikke har givet brugbare svar)
  • Intet ledigt ex. fundet (14) (dvs. noten optræder kun hvis bibliotekt har valgt Reserveres ikke for den pågældende materialetype).

BOB-programmet undersøger materialets tilgængelighed i mange biblioteker ad gangen. Der kan derfor være flere forskellige årsager til at bestilling ikke automatiseres. Fx: ét bibliotek låner ikke materialet ud, et andet udlåner det men det er for nyt, på det tredje kan det ikke leveres inden lånerens interessedato osv. Hvis der er flere årsager til manglende automatisering skriver BOB kun én note i bestillingen; i dette tilfælde vælges note 11: Kan ikke aut. efter opslag (11).

Mere information

Læs mere om automatisk fjernlån af Bibliotek.dk bestillinger på: http://www.danbib.dk/index.php?doc=autfjern.


Kontakt: http://kundeservice.dbc.dk..