Senest opdateret: 29.12.2022
Sammenlægninger og fusioner af forskningsbiblioteker (fx universitetsbiblioteker, uddannelsesbiblioteker, Professionshøjskoler m.v.) sker løbende. Denne side beskriver hvilke forhold I skal tage i betragtning i forhold til DBC: opdatering og sletning af poster i baserne, lånesamarbejdet gennem Bibliotek.dk og Netpunkt, biblioteksvejviser og VIP-base m.v.
Indhold:
- Navneskift - biblioteksnummerskift
- VIP-basen og det nye biblioteksvæsen
- Sammenlægning uden skift af biblioteksnummer
- Sammenlægning med skift af biblioteksnummer
Navneskift - biblioteksnummerskift
Som udgangspunkt beholder bibliotekerne i en fusion deres hidtidige biblioteksnummer. Dog kan et navneskift komme på tale. Slots- og Kulturstyrelsen udpeger et hovedbibliotek efter fusionen, mens de øvrige biblioteker får status af filialer.
Disse ændringer vil også slå igennem i forhold til Netpunkt, Bibliotek.dk, Biblioteksvejviseren, BOB-base m.v.
Da de nye filialer beholder deres hidtidige biblioteksnummer, har de mulighed for fortsat at stå med selvstændige lokaliseringer i bibliotek.dk og DanBib. Det kræver at de stadig (efter sammenlægning) vedligeholder deres lokale baser i DanBib og bibliotek.dk med opdateringer. Men ofte vil en fusion bevirke at det nye biblioteksvæsen beslutter sig for at sammenlægge bibliotekskatalogerne til én selvstændig base. Derved fremstår biblioteket med kun én lokalisering i DanBib og bibliotek.dk, og de gamle lokaliseringer fjernes. Det er dog helt op til det enkelte bibliotek hvad de vælger.
Kontakt evt. DBC på kundeservice.dbc.dk
VIP-basen og det nye biblioteksvæsen
DBC gemmer oplysninger om biblioteker i VIP-basen (https://vip.dbc.dk). Herfra henter Netpunkt, Bibliotek.dk, Biblioteksvejviser m.v. oplysninger om det enkelte bibliotek.
VIP-basen og Slots- og Kulturstyrelsens biblioteksregister, BIBBAS
VIP-basen er bygget op så den afspejler Slots- og Kulturstyrelsens biblioteksregister BIBBAS. Det betyder at Slots- og Kulturstyrelsen vedligeholder VIP med stamdata vedr. bibliotekerne. Først og fremmest: biblioteksnavn, biblioteksnummer, om biblioteket er et lovbibliotek, oplysninger om kørselsordning, administrative data fælles for det samlede biblioteksvæsen, hvordan bibliotekerne hænger sammen i væsen, hovedbibliotek og filialer. Slots- og Kulturstyrelsen opdaterer VIP-basen ved ændringer.
Alle offentlige biblioteker i Danmark har adgang til VIP-basen. VIP-password fås ved henvendelse til kundeservice.dbc.dk
Bibliotekernes egne VIP-data
Bibliotekerne vedligeholder selv de VIP-data som Netpunkt, Bibliotek.dk og BOB-systemet bruger til fx opslag i Vejviser (navn-, adresse- og kontaktoplysninger på de enkelte betjeningssteder), oplysninger til brug for lånesamarbejdet (mailadresser, iso18626-url'er, url'er til opslag i lokalt bibliotekssystem), osv.
Væsen, hovedbibliotek, filialer, lokaliseringer
For hvert bibliotek er der i VIP-basen en beskrivelse af dets Biblioteksvæsen samt en beskrivelse af de enkelte betjeningssteder. Et af betjeningsstederne er så udnævnt til at være hovedbibliotek, og de øvrige er filialer.
Hvis væsnet har lokaliseringer i Netpunkt og Bibliotek.dk, er det en stor fordel for funktionalitet i Netpunkt.dk og Bibliotek.dk at lokaliseringerne samles på hovedbibliotekets biblioteksnummer.
Beskrivelsen af et biblioteksvæsen rummer de data der er fælles for hele bibliotekssystemet (fx navn på leder, officiel mailadresse). Væsen og hovedbibliotek har samme biblioteksnummer, og de har ofte også samme postadresse m.v.; men de kan have forskellige adresser. I VIP-basen ligger hovedbibliotekets og væsnets oplysninger adskilt, og I skal selv vedligeholde vejviseroplysninger vedr. hovedbiblioteket. Også selvom de er identiske med biblioteksvæsnets (fx: Postadresse).
Kig selv i VIP-basen
Den nemmeste måde at illustrere det på er at I selv kigger i VIP-basen. Vejledning til VIP-basen i hjælpen. En række data kan ikke redigeres. Det er de data som Slots- og Kulturstyrelsen vedligeholder, og som I ikke selv kan ændre i. De kan kun ændres ved henvendelse til Slots- og Kulturstyrelsen. Det er fx vedr. biblioteksvæsen, men også sådan noget som knudepunkt i kørselsordningen.
Har I glemt eller forlagt jeres VIP-password, så få et nyt hos kundeservice.dbc.dk.
Sammenlægning uden skift af biblioteksnummer
Som udgangspunkt tildeler Slots- og Kulturstyrelsen ikke nye biblioteksnumre til de biblioteker der fusioneres. Det betyder så at de enkelte biblioteker også beholder deres Netpunkt, BOB- og VIP-adgangskode. Og de enkelte biblioteker kan beholde deres evt. poster/lokaliseringer i Netpunkt.
For anvendelsen af de enkelte produkter betyder dette:
Netpunkt/fjernlånsbestilling
- Hvert bibliotek beholder sin adgangskode til Netpunkt.
- Hvert bibliotek har mulighed for at sammensætte sit eget Netpunkt-abonnement.
Filialernes bestillinger bliver til filialbestillinger. VIGTIGT: det betyder, at I for hver enkelt filial skal tage stilling til, hvordan modtageren af bestillinger fra filialen skal se afsenderen af bestillingen:
- skal hovedbiblioteket være afsender?
- skal filialen være afsender?
- ad 1) Hvis hovedbiblioteket er afsender ser modtageren af bestillingen kun hovedbibliotekets biblioteksnummer. De vil udlåne materialet - og udskrive køreseddel - til hovedbiblioteket. Filalens biblioteksnummer vil kun optræde som afhentningssted i en evt. mailkvittering til biblioteket eller i BOB-basen under DanBib afgivne.
- ad 2) Hvis filialen er afsender, ser modtageren af bestillingen filialens biblioteksnummer; og vil udlåne til denne.
Dette valg - om en filial eller hovedbibliotek skal stå som afsender af filialens bestillinger - markerer I i VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Bestillinger > Afsender i bestilllingen for hver enkelt filial. Så vil det slå igennem for alle filialens bestillinger, uanset om de er skabt i Netpunkt, i BOB-basen eller ved automatisk fjernlån af en Bibliotek.dk-bestilling.
Se nærmere i vejledningen om filialbestillinger
Adgang til VIP-basen efter sammenlægningen
Det nye hovedbibliotek har adgang til alle bibliotekernes VIP-baser. Det sker fra drop-downlisten Skift til: betjeningssted øverst på VIP-basens skærmbillede.
De enkelte biblioteker kan logge ind i VIP med deres eget biblioteksnummer og VIP-adgangskode, men har så kun adgang til at ændre i filialens egne data.
Adgang til BOB-basen efter sammenlægningen
- Adgang til BOB-basen sker med biblioteksvæsnets adgangskode.
- Hvis et betjeningssted kun ønsker at se og håndtere "egne" bestillinger, sker filtreringen via menuen i grænsefladen.
- Hvis en filial videresender egne bestillinger fra BOB-basen, er det vigtigt at de vælger om filialen skal være afsender eller afhentningssted, jfr Netpunkt/fjernlånsbestilling ovenfor.
- Se mere om BOB i BOB-vejledningen.
Sammenlægning med skift af biblioteksnummer
Som nævnt får de fusionerede biblioteker som udgangspunkt ikke nyt biblioteksnummer af Slots- og Kulturstyrelsen. Men man kan dog anmode om det, fx hvis man lokalt etablerer helt ny, fælles database og kun ønsker at optræde med én lokalisering i Bibliotek.dk og Netpunkt.
Det er dog en større omlægning i både det lokale og centrale bibliotekssystem, og det kræver normalt omkørsel af hele den bibliografiske database, både lokalt og i Bibliotek.dk og Netpunkt.
Hvis det kommer på tale, skal I først kontakte Slots- og Kulturstyrelsen om biblioteksnumre biblioteksregister@slks.dk og dernæst kontakte DBC for at aftale en særlig køreplan for omlægningen; henvend jer til kundeservice.dbc.dk.
Hvis der ved en fusion vælges at lade de nye filialer få nye biblioteksnumre, vil DBC kun oprette én Netpunkt-adgangskode for det samlede væsen. Det betyder at filialerne logger ind i Netpunkt med hovedbibliotekets biblioteksnummer og adgangskode. Og alle biblioteker i væsnet har den samme sammensætning af Netpunkt-abonnement. Hvis de nye filialer i forbindelse med fjernlån ønsker at oprette filialbestillinger skal de:
- Rette afsender på Netpunkt-bestil-blanketten til filialens nummer.
- Udfylde VIP-basens afsnit Lånesamarbejde > Bestillinger og lån > Afsender i bestillinger (kun for filialer)
Se vedledning i dette: http://www.danbib.dk/filialbest_afs - samt afsnittet Netpunkt/fjernlånsbestilling ovenfor.
-->